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Firma electrónica y digital, un procedimiento no solo seguro sino sostenible

La firma electrónica se ha consolidado en el mundo empresarial y en la vida cotidiana. Hoy se realizan miles de procesos con este recurso, que hasta antes de la pandemia no tenía la fuerza que tiene hoy en el país.

Este recurso no solo elimina muchos trámites y reduce el coste de los engorrosos trámites presenciales, sino que además es un aliado del medio ambiente ya que se utiliza menos papel y por tanto se talan menos árboles. Además, permite a empresas y personas reducir su huella de carbono.

Las mejoras en términos de sostenibilidad se caracterizan por diferentes aspectos. Uno de ellos es la agilización de procesos que involucran papel con documentos que necesitan ser firmados por una o más personas. Y más si se tiene en cuenta que de un árbol salen 17 resmas de 500 hojas de papel.

La reducción de la huella de carbono se produce porque, además del papel utilizado, la firma física también implica desplazamientos y los costes de combustible asociados, y consume, entre otras cosas, la energía de impresoras y escáneres y el tiempo que se tarda en crearlos.

“Una de las ventajas de la electrónica es que es una firma que tiene la misma funcionalidad y prueba que la manuscrita. En el costo del papel para impresión, inspección de expedientes y avisos; Una empresa se ahorra hasta un 70% en el costo de realizar trámites físicos relacionados con la firma digital”, asegura Sergio Acuña Salazar, Director de Producto de la Línea de Identidad Digital y Firma Electrónica de Olimpia IT SAS.

legal y seguro
En Colombia, la firma electrónica está regulada por la Ley 527 de 1999, luego compilada en el Decreto Uniforme del Sector Comercial, Industrial y Turístico (Decreto 1074 de 2015), que rápidamente reconoce que la firma puede ser electrónica siempre que tenga la Cumple con los requisitos de confiabilidad, seguridad y factibilidad para la ejecución del contrato o proceso a realizar.

A tal efecto, el artículo 2.2.2.47.1 número 3 del citado decreto define el concepto de firma digital como: “Firma electrónica. Métodos como códigos, contraseñas, biometría o claves criptográficas privadas que permitan identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, siempre que sean fiables y razonables en relación con los fines para los que se utiliza la información. Firma teniendo en cuenta todas las circunstancias del caso y todos los acuerdos pertinentes”.

Según el abogado Juan Felipe Medina, director del Área Corporativa de Situación Jurídica, el reconocimiento y adopción de la firma electrónica trae consigo una serie de ventajas como: autenticidad, confidencialidad, integridad y seguridad, entre otras.

La seguridad es un aspecto clave porque, según el abogado Medina, el proceso de firma electrónica se lleva a cabo mediante el uso de una serie de claves, códigos, datos biométricos o criptográficos que permiten la plena identificación de la persona o partes en un determinado trato, con lo cual evitando la falsificación.

Un proceso que se ha acelerado con la pandemia
La adopción de empresas y ciudadanos en general para usar firmas electrónicas se aceleró con la pandemia. En el caso de las empresas que vieron paralizadas sus operaciones por el aislamiento, comenzaron a buscar alternativas en el mundo digital para ser más competitivas y no tener que cerrar. Algunos expertos confirman que Covid-19 ha acelerado la velocidad de adquisición de firmas electrónicas en Colombia entre 10 y 15 años. Además, muchas empresas estaban interesadas en comprender el valor agregado de los procesos digitales, ya que antes del confinamiento para algunas empresas solo había un entorno donde todas las operaciones debían realizarse en persona.

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